Behandling af personoplysninger

Hvordan Payvisia Software ApS behandler løn, køn og navne på vegne af den virksomhed, der bruger systemet.

Roller

Virksomheden er dataansvarlig for sine medarbejderes oplysninger. Payvisia Software ApS er databehandler og behandler dem alene efter virksomhedens instruks, som den er aftalt i databehandleraftalen.

Anvender virksomheden en rådgiver, tilgår rådgiveren oplysningerne efter sin egen aftale med virksomheden.

Pseudonymisering

Navne og andre direkte identificerende oplysninger ligger krypteret i databasen med en nøgle pr. virksomhed. Nøglerne opbevares uden for databasen, så et databaseudtræk alene ikke kan henføres til personer. Løn, køn og DISCO-08 ligger læsbare, fordi de skal kunne sammentælles — det er dem, analysen regner på. Det er pseudonymisering i databeskyttelsesforordningens forstand, jf. art. 4, nr. 5, ikke anonymisering.

Hvem har adgang

Adgang til en virksomheds tal følger alene af et medlemskab af den pågældende virksomhed. Medarbejdere hos platformens operatør har ingen medlemskaber og kan derfor ikke læse en kundes lønoplysninger — det er en egenskab ved systemet, ikke en intern regel. Support får kun adgang, når kunden selv giver en tidsbegrænset tilladelse, som udløber af sig selv.

Logning

Hver gang en enkeltpersons løn vises, skrives en adgangslinje. Ændringer skrives til et auditspor, der er kædet sammen kryptografisk pr. virksomhed, så en linje ikke kan fjernes eller ændres bagud uden at det kan ses. Auditsporet er tilgængeligt for virksomhedens egne brugere inde i systemet.

Opbevaring

• Regnskabsmateriale i kundens eget lønsystem: 5 år — Bogføringsloven § 12, stk. 1
• Redegørelser: 4 år — Ligelønsloven § 5 e, stk. 3

Hvor ligger data

Data opbevares og sikkerhedskopieres inden for EU/EØS. Nedenstående behandler personoplysninger på vegne af Payvisia Software ApS:

Hvad forlader systemet

Rapporter og lønredegørelser viser lønmodtagerkategorier og kønsopdelte gennemsnit. Fører en udlevering direkte eller indirekte til, at en identificerbar lønmodtagers løn kan udledes, må den efter § 2 a, stk. 3 alene ske til en lønmodtagerrepræsentant eller til Arbejdsmarkedets Institut for Ligeløn.