Adgang, roller og support

Hvem kan se virksomhedens data

En person ser en virksomheds data, fordi vedkommende har et medlemskab af netop den virksomhed. Den samme person kan have adgang til én virksomhed og ingen til en anden. Medlemskabet siger to ting:

• Hvad personen gør — fx virksomhedens administrator (typisk HR-chefen), en leder, en intern læser, en ekstern læser som en revisor eller advokat, eller partnerens rådgiver.
• Hvor meget løndetalje personen må se — alle kategorier med navngivne personer, kun samlede tal, kun egen afdeling, eller kun færdige rapporter. Navngivne personers løn er det mest følsomme i systemet, og loven begrænser, hvem den må videregives til (§ 2 a, stk. 3).

Egen afdeling er knyttet til selve afdelingen på siden Stamdata, ikke til dens navn. Omdøbes afdelingen, følger adgangen med. Er der ikke knyttet en afdeling til medlemskabet, ser personen ingen medarbejdere. Der er i dag ingen skærm, hvor en afdeling knyttes til en persons medlemskab.

Hver gang nogen åbner lønoplysninger om navngivne personer, logges det i auditsporet, så det altid kan besvares, hvem der har set hvad.

Hvem kan ændre adgangen. Siderne Rådgiver og Supporttilladelse kan bruges af virksomhedens administrator og af enhver med rollen som rådgiver i virksomheden — dvs. partnerens rådgivere og den fra platformen, der har oprettet virksomheden, så længe vedkommendes supporttilladelse gælder. Andre ser kun en besked om, at de ikke kan ændre den.

Rådgivere

En partners rådgivere får adgang til en virksomhed på to måder:

• Partneren opretter virksomheden. Alle partnerens medarbejdere får med det samme adgang som rådgiver med alle kategorier — også navngivne medarbejderes løn. Virksomheden er ikke spurgt først. Adgangen står ikke på siden Rådgiver, som kun viser tilbud, virksomheden selv har givet, og der er i dag ingen knap, hvor virksomheden kan trække den tilbage.
• Virksomheden tilbyder adgang på siden Rådgiver og vælger omfanget: samlede tal (forvalgt), fuld adgang med den enkeltes løn, eller kun færdige rapporter. Partneren skal acceptere tilbuddet; først da får alle partnerens medarbejdere adgang i det valgte omfang.

Adgangen gives til dem, der arbejder hos partneren i det øjeblik. En kollega, der kommer til senere, får ikke adgang til virksomheden af den grund.

For en accepteret adgang fjerner »Træk adgang tilbage« adgangen for alle partnerens medarbejdere med det samme, og det står i auditsporet, ligesom tilbud, accept og afvisning gør. Rækken i tabellen står derefter som »Trukket tilbage« og har ingen knap. Skal partneren have adgang igen, sender virksomheden et nyt tilbud, som partneren skal acceptere.

Supporttilladelse

Platformens personale har som udgangspunkt ingen adgang til virksomhedens data. Skal de hjælpe med en import eller rette en fejl, kan der gives en supporttilladelse til en navngiven person på siden Supporttilladelse — uden navne (forvalgt), hvor personen ser struktur og tal, men ikke hvem de hører til, eller med navne, når en fejl i konkrete medarbejderrækker kræver det. Tilladelsen giver læseadgang.

En virksomhed, som platformens personale opretter, starter med en supporttilladelse til den, der oprettede den, så virksomheden kan sættes op. Den er uden navne, men med rollen som rådgiver, så personen kan ændre data, og den står på siden Supporttilladelse fra første dag.

Tilladelsen forlænges, så længe den bruges. Den bortfalder af sig selv efter 3 dage uden brug, men hver gang personen åbner virksomhedens data, løber de 3 dage forfra. Datoen, der står ved en tilladelse, er derfor den dato, den bortfalder, hvis den ikke bruges igen. Den kan tilbagekaldes med det samme. Bortfaldne tilladelser bliver stående på listen som dokumentation.

Partnere

I denne fase oprettes virksomheder af platformens personale eller af en partner, som rådgiver om og sælger løsningen. Partnerens rådgivere arbejder i en virksomhed med den adgang, de har der — se Rådgivere ovenfor. Hvad partnerens egne skærme gør, står under For partnere og platform.