Rapporter og dokumentarkiv

Dokumenterne

Listen viser hvert dokument med modtagere, version, dato og status. Forhåndsvis viser, hvad dokumentet vil sige på de aktuelle data. Generér PDF danner dokumentet og arkiverer det. Mangler et dokument noget at bygge på — fx en godkendt ligelønsanalyse — er knappen slået fra, og rækken siger, hvad der mangler, med et link derhen.

Er grundlaget for et dokument siden annulleret — fx en ligelønsanalyse, der er trukket tilbage — står dokumentet med rød status. Generér en ny version på det gældende grundlag, hvis dokumentet skal bruges.

Alle dokumenter bærer virksomhedens navn, opgørelsesdato og versionsnummer, så det altid kan afgøres, hvilket grundlag de hviler på. I demo-virksomhederne står også lønpolitikken og udtrækket til instituttet på listen; dem danner PAYVISIA ikke, så de har ingen knap. Svarbrevet på en anmodning om lønoplysninger dannes på Oplysningskrav, fordi det besvarer én konkret sag.

Forhåndsvisning

Forhåndsvisningen bygges af de aktuelle data og af nøjagtig den samme beskrivelse, som PDF'en tegnes ud fra, så de to kan ikke vise forskellige tal. Den gemmer intet: først Generér PDF danner og arkiverer en version. Den dannede PDF bærer virksomhedens navn, opgørelsesdato og versionsnummer på hver side.

Arkivet

Hver generering er en ny version, og den arkiveres i samme øjeblik, den dannes. Et arkiveret dokument dannes ikke om: Vis og Hent giver den fil, der blev arkiveret, ikke en ny udgave på dagens data. Genereres dokumentet igen på ændrede data, bliver det en ny version ved siden af.

Har en arbejdsgiver lønredegørelser fra de 4 foregående år, skal de stilles til rådighed, når lønmodtagere, lønmodtagerrepræsentanter eller Arbejdsmarkedets Institut for Ligeløn beder om dem (§ 5 e, stk. 3). Derfor opbevares hvert arkiveret dokument i mindst 4 år.

Aftrykket (SHA-256) er beregnet af selve PDF-filen. Med det kan det afgøres, om et udskrevet eller udleveret eksemplar er det samme dokument som det arkiverede.

Udlevering til Arbejdsmarkedets Institut for Ligeløn

Lønredegørelsen udleveres til instituttet senest 1 måned efter, at virksomheden har modtaget den endelige redegørelse fra Danmarks Statistik eller en arbejdsgiverorganisation, eller har færdiggjort sin egen (§ 5 e, stk. 1).

Udleveringen sker uden for PAYVISIA, af en redegørelse PAYVISIA ikke selv danner: den kommer fra Danmarks Statistik eller en arbejdsgiverorganisation (§ 5 b, stk. 1), eller virksomheden udarbejder den selv (§ 5 d). Systemet kan derfor ikke se, hvornår den skete. Datoen registreres på kortet Udlevering af lønredegørelsen på skærmen for den fælles lønvurdering — se Fælles lønvurdering for, hvornår skærmen kan nås — og fristen på 6 måneder i § 5 f, stk. 2, regnes ud fra den.

En registreret dato rettes ikke og slettes ikke. Når den kan være vist som frist eller trykt i et arkiveret dokument, skal det kunne ses, at den fandtes. Annullér markerer registreringen som annulleret med en begrundelse; den bliver stående i tabellen. Ret annullerer den gamle og registrerer den rettede i samme omgang. Kun noten kan rettes direkte, fordi der ikke regnes på den; ændringen skrives i auditsporet.