Medarbejderdata

Indlæs data

Medarbejdere kan tastes ind én ad gangen med + Tilføj medarbejder, eller indlæses samlet fra en fil med Importér fra fil. Linket Download skabelon giver en fil med de kolonnenavne, filen skal bruge. Knapperne til de enkelte lønsystemer er ikke taget i brug endnu.

Filen uploades på skærmen og sendes ikke som vedhæftning i en mail: løn og køn på navngivne personer hører ikke hjemme i en indbakke. Hvilke filer der findes, står under Filformaterne.

Medarbejderlisten

Listen viser hver medarbejder med jobkategori, stilling, køn, ansættelsesdato, løn pr. time, løntrin og status. Lønnen står pr. time, fordi det er den enhed, alle sammenligninger bruger: kun sådan kan en funktionærs årsløn og en timelønnets timeløn stå side om side. Kolonnen »Heraf tillæg og pension« viser den del af timelønnen, der ikke er grundløn.

Status er Placeret, når nogen har bekræftet medarbejderens jobkategori, og Til gennemsyn, når kategorien kun er foreslået — fx efter en import. Klik på et navn for at åbne medarbejderen.

Køn skal være registreret

Lønforskellen mellem kønnene er forskellen mellem det gennemsnitlige lønniveau for virksomhedens kvindelige og mandlige lønmodtagere (§ 1 a, stk. 5). En medarbejder uden registreret køn ville tælle med i antallet, men indgå i intet kønsopdelt gennemsnit, og analysen ville blive misvisende. Derfor kan en medarbejder hverken gemmes eller indlæses uden køn.

Kønnet bruges udelukkende til den kønsopdelte analyse. Det skal udfyldes, når en medarbejder tastes ind, og ved import afvises rækker uden køn til rettelse i stedet for at blive indlæst blanke.

Hvem kan se navngivne lønninger

Når oplysninger gives efter § 1 e, § 5 a, § 5 b, § 5 d eller § 5 f, og de afslører en identificerbar lønmodtagers løn, må de efter § 2 a, stk. 3, kun videregives til en lønmodtagerrepræsentant eller Arbejdsmarkedets Institut for Ligeløn. Loven regulerer ikke, hvem i virksomheden der må se lønnen; det er PAYVISIAs eget valg også at begrænse adgangen internt. Nogle roller ser lønnen uden navne (pseudonymiseret), nogle kun egen afdeling, og en bruger, hvis adgang kun omfatter samlede tal, ser i stedet de aggregerede tal i ligelønsanalysen.

Hvordan adgangen gives, står under Adgang, roller og support.

Tastesiden for én medarbejder

Felterne på tastesiden er alt, beregningerne skal bruge om en medarbejder: navn, medarbejdernummer, køn, ansættelsesdato, timer pr. uge, stilling, afdeling, jobkategori, DISCO-kode og lønnen.

Timer pr. uge. Lønnen sammenlignes pr. time, så deltid og fuldtid står lige. Lovens lønniveau er både den årlige bruttoløn og den tilsvarende bruttotimeløn (§ 1 a, stk. 4).
Jobkategori. Foreslås ud fra stillingsbetegnelse, afdeling og DISCO-kode og kan altid overstyres. Placeringen er arbejdsgiverens beslutning (§ 1 a, stk. 10).
DISCO-08 (valgfri). Bruges, når lønredegørelsen bliver aktuel: for virksomheder med mellem 50 og 99 lønmodtagere opgøres medarbejdergrupperne efter den 6-cifrede DISCO-kode (§ 5 b, stk. 6). Vælg fra listen, eller skriv koden fra jeres eget klassifikationssystem — loven tillader et tilsvarende system. Koden skal være 6 cifre; en kode af den længde, der ikke står i DISCO-08, giver en bemærkning, ikke en afvisning.
Afdeling og stillingsbetegnelse. Vælg en, virksomheden allerede bruger, eller skriv en ny. Den oprettes én gang og genbruges; stavemåder rettes samlet under Stamdata.

Når medarbejderen gemmes, skrives det i auditsporet, at medarbejderen er oprettet eller rettet, og hvilke felter der er rettet — også når en foreslået jobkategori bekræftes, så placeringen går fra til gennemsyn til placeret. Gemmes der uden ændringer, skrives der ikke noget. En ændret løn står med beløb i historikken.

Motorens placering

Øverst står motorens forslag til jobkategori og hvad forslaget bygger på. Det er kun et forslag; placeringen er den jobkategori, der er valgt i formularen. Resten af kortet viser, hvad der følger af den valgte jobkategori, uden at noget er tastet ind: kategorien giver et pointtal fra jobvurderingen, pointtallet giver et løntrin, løntrinnet giver et lønspænd, og lønspændet viser, hvor medarbejderens grundløn ligger i det. En løn uden for lønspændet vises med en gul markering i stedet for at blive lagt ind ved kanten.

Signal fra analysen

Kortet sammenholder medarbejderens samlede løn — grundløn, tillæg og pension pr. time — med gennemsnittet for kvinder og for mænd i samme jobkategori i den seneste godkendte ligelønsanalyse. Gennemsnittene er opgjort pr. analysens skæringsdato, mens lønnen er den, der står i formularen nu.

Har kategorien færre end 3 af hvert køn, vises de kønsopdelte gennemsnit ikke, fordi de ellers kunne afsløre enkeltpersoners løn (§ 2 a, stk. 3).

Historik

Ændringer i medarbejderens løn, med dato. Når grundløn, tillæg, pension eller lønform rettes på medarbejdersiden eller ændres af en indlæst medarbejderfil, skriver PAYVISIA en linje med det gamle og det nye beløb og hvor ændringen kom fra. Første gang en medarbejder oprettes eller indlæses, står lønnen, som PAYVISIA først fik den.

Datoen er den dag, ændringen blev registreret i PAYVISIA — ikke den dag, den gælder fra i lønsystemet. Historikken begynder med den første ændring, der er registreret på denne måde; ældre lønændringer er ikke med. Den nyeste linje står øverst; linjer fra samme dag står med den senest registrerede først. Kortet vises, når der er mindst én linje.

Import fra fil

Importpanelet åbner på den skærm, hvis data filen hører til. Overskriftsrækken afgør, hvilken fil det er, så der er ikke noget at vælge: lægges en stillingsmapping ind fra medarbejderskærmen, indlæses den alligevel som en stillingsmapping.

Kildefilen gemmes ikke. Efter en gennemført indlæsning står der én linje i auditsporet med filnavn, begyndelsen af filens SHA-256-aftryk og hvor mange rækker der blev oprettet, opdateret og var uændrede — nok til senere at kunne genkende, hvilken fil der blev indlæst. Ændrer filen en medarbejders løn, får medarbejderen desuden en linje i sin historik. En import kræver adgang til at se navngivne medarbejderes løn, fordi gennemsynet viser personerne ved navn.

Gennemsyn før indlæsning

Før noget bliver skrevet, viser panelet, hvad filen vil gøre: hvor mange rækker der er nye, hvor mange der ændres, og hvor mange der er uændrede. For medarbejderfilen vises også, hvor mange medarbejdere der står i systemet, men ikke er nævnt i filen.

En import sletter aldrig nogen. Medarbejdere, filen ikke nævner, røres ikke. Men dækker udtrækket kun én afdeling, bliver den næste analyse regnet på et forkert grundlag, så tallet »Ikke nævnt i filen« er værd at kontrollere, før filen indlæses.

Indlæsningen er alt-eller-intet: enten indlæses hele filen, eller intet af den. En halvt indlæst lønfil er værre end en afvist, for bagefter kan ingen sige, hvilken halvdel der kom ind.

Fejl, advarsler og afviste rækker

Fejl og advarsler står med det linjenummer, regnearket viser, og den kolonne, de gælder. En fejl forhindrer indlæsningen, indtil den er rettet i filen; en advarsel gør ikke, men peger på noget, der bør kontrolleres — fx at der er antaget 37 timer om ugen, fordi feltet var tomt. Afviste rækker rettes i udtrækket, og filen indlæses igen.

Filformaterne

Data kommer kun ind i PAYVISIA i større mængder gennem disse 6 filer — der findes ingen anden masseindlæsning. Tallet foran filnavnet er den rækkefølge, filerne indlæses i. Skabelonen hentes med linket Download skabelon på de skærme, der har et.

1-medarbejdere.csv — medarbejderne: nummer, navn, køn, ansættelsesdato, lønform, grundløn, tillæg, pension, timer, stilling, afdeling og DISCO-kode.
2-jobkategorier.csv — jobkategorierne, de stillinger de omfatter, startløn eller interval til stillingsopslag og godkendelsesdato.
3-stillingsmapping.csv — hvilken jobkategori hver stillingsbetegnelse hører til, eventuelt pr. afdeling.
5-løntrin.csv — løntrinnene: pointintervaller og det lønspænd, hvert løntrin har.
6-jobvurdering.csv — jobvurderingen: en score og en begrundelse pr. jobkategori pr. kriterium.
årshjul.csv — årshjulets aktiviteter pr. måned. Den er ikke et trin i flowet og har derfor intet tal.

Indlæs filerne i nummerorden. Stillingsmappingen og jobvurderingen nævner jobkategorier, så de skal findes, før filen indlæses — ellers afvises rækkerne. Jobvurderingen nævner også kriterierne; det er lovens fire faktorer, som hver virksomhed har fra start.

Filerne er semikolonseparerede og gemt som UTF-8 med en overskriftsrække; filer adskilt med komma eller tabulator kan også læses. Kolonnenavne genkendes ud fra en fast liste af danske og engelske navne, uanset store og små bogstaver, mellemrum og understregning, og en kolonne, der ikke genkendes, nævnes som en advarsel og springes over.

I medarbejderfilen angives lønnen i den enhed, lønsystemet allerede bruger: pr. år for en funktionær og pr. time for en timelønnet, sådan som kolonnen lønform siger. En række uden køn eller uden lønform afvises, og to rækker med samme medarbejdernummer accepteres ikke.