Oplysningskrav og lønoplysninger

Retten til lønoplysninger

En lønmodtager har ret til at bede arbejdsgiveren om oplysninger om sit eget lønniveau og om de gennemsnitlige lønniveauer, opdelt efter køn, for den kategori af lønmodtagere, der udfører samme arbejde eller arbejde af samme værdi. Anmodningen kan også komme gennem lønmodtagerrepræsentanten eller Arbejdsmarkedets Institut for Ligeløn (§ 1 e, stk. 1).

Arbejdsgiveren udleverer oplysningerne skriftligt senest 2 måneder efter, at medarbejderen har bedt om dem (§ 1 e, stk. 4). Fristen løber fra modtagelsen, ikke fra den dag, nogen går i gang med sagen.

Er svaret upræcist eller ufuldstændigt, kan medarbejderen bede om yderligere og rimelige præciseringer og skal have et begrundet svar (§ 1 e, stk. 3). Den anmodning besvares skriftligt inden for rimelig tid (stk. 4).

Nøgletallene

Hvor mange anmodninger der er åbne, og hvor mange der har overskredet fristen; den nærmeste frist blandt de åbne; og hvor mange der er besvaret i år, med den gennemsnitlige svartid.

Anmodninger om lønoplysninger

Alle sager med medarbejder, jobkategori, modtagelsesdato, frist og status. En sag med overskredet frist er markeret. »Vis« folder anmodningens ordlyd ud i rækken, og »Svar« åbner svaret under listen.

»Registrér anmodning« opretter en sag. Vælg medarbejderen, angiv den dag anmodningen kom, og indsæt hvad der blev spurgt om. Ordlyden er påkrævet: et svar skal kunne holdes op mod det, der blev spurgt om. Fristen er ikke et felt — den følger af modtagelsesdatoen. Sagsnummeret foreslås ud fra året og kan rettes til jeres egen journalisering.

Kun brugere med adgang til lønoplysninger om enkeltpersoner kan registrere en anmodning og læse ordlyden, fordi den handler om én medarbejders egen løn. Auditsporet får en linje med sagsnummer, modtagelsesdato og frist — aldrig ordlyden.

En præcisering registreres som en ny sag. Sagen viser den sædvanlige frist på 2 måneder, men loven giver en præcisering rimelig tid, og PAYVISIA beregner ingen frist for den.

Svaret

PAYVISIA sammensætter et svarbrev ud fra medarbejderens jobkategori og den godkendte ligelønsanalyse. Det indeholder medarbejderens jobkategori, eget lønniveau og løntrinnets lønspænd, og gennemsnittet for kvinder og mænd i kategorien — ikke enkelte kollegers løn.

Kan gennemsnittene ikke oplyses, udelader svaret dem og siger hvorfor. Det sker, når der endnu ingen godkendt ligelønsanalyse er, når den godkendte analyse ikke omfatter kategorien, når analysen ikke har et gennemsnit for begge køn, og når kategorien har færre end 3 af det ene køn, så et gennemsnit ville pege på én bestemt persons løn (§ 2 a, stk. 3).

Teksten kan rettes. Det, der står i feltet, når svaret godkendes, er det, der arkiveres, og sagen markeres som besvaret med godkendelsens dato. Et svar godkendes én gang: derefter er Godkend slået fra, og svaret kan hverken rettes eller arkiveres igen. Læs det derfor igennem, før I godkender. Beder medarbejderen om en præcisering, registreres den som en ny sag med sit eget svar. PAYVISIA registrerer ikke selve udleveringen til medarbejderen; den sker uden for systemet. Har medarbejderen ingen jobkategori, kan svaret ikke sammensættes; placér medarbejderen på Medarbejdere først. Svaret indeholder én navngiven medarbejders løn, så kun brugere med adgang til lønoplysninger om enkeltpersoner kan færdiggøre det.

Arkiverede svar

De godkendte svarbreve for alle sager, som de blev arkiveret, med tidspunkt, størrelse og en kontrolsum (SHA-256), der viser, at dokumentet ikke er ændret. Et svar arkiveres, når det godkendes, og hver sag har ét arkiveret svar. Sagens besvaret-dato er godkendelsens dato og flyttes ikke bagefter.

Den årlige oplysning

En gang om året oplyser arbejdsgiveren sine lønmodtagere om, at de har ret til oplysningerne, og om hvordan de får adgang til dem (§ 1 e, stk. 2). Oplysningen er en aktivitet i årshjulet, fordi den kommer igen hvert år, og det er dér, året planlægges og dokumenteres.

Ved rekruttering

En ansøger skal have oplysning om startlønnen eller intervallet for den, baseret på objektive, kønsneutrale kriterier for stillingen (§ 1 c, litra a), og om de relevante bestemmelser i en kollektiv overenskomst, der gælder for stillingen (litra b). Startlønnen sættes pr. jobkategori i felterne Startløn fra og Startløn til under Jobkategorier.

Arbejdsgiveren må ikke spørge ansøgerne om deres lønhistorik i nuværende eller tidligere ansættelser (§ 1 c, stk. 2) — hverken i ansøgningsskemaet eller i samtalen.