Auditspor

Et spor, der ikke kan rettes i det skjulte

Sporet får en post med tidspunkt, område, beskrivelse og bruger, når en af de handlinger, PAYVISIA registrerer, udføres — fx indlæsning af filer, kørsel, godkendelse og annullering af analysen, aftalen om kriterierne og vedtagelsen, dannede dokumenter, årshjulet, oplysningskrav, høring og udlevering. Rettelser i grundlaget kommer også i sporet: en medarbejder, der oprettes eller rettes på medarbejdersiden, jobkategorierne og deres godkendelse, kriterierne og deres vægt, jobvurderingen, løntrinnene, stillingsmappingen, afdelinger og stillingsbetegnelser under stamdata og medarbejderevalueringen. Et tryk på Gem, der ikke ændrer noget, giver ingen post.

En post om en enkelt medarbejder nævner medarbejderen med et pseudonym (fx M-12) og siger, hvilke felter der er rettet — men ikke lønnen. Beløbene står i medarbejderens historik, som kun den, der må se navngivne medarbejderes løn, kan åbne.

Hver post er kædet til den foregående med en kontrolsum, så en post, der er rettet uden om systemet, eller en post midt i sporet, der er slettet, bryder kæden. Kæden kontrolleres hver gang siden åbnes, og banneret øverst siger, om den er ubrudt. Kontrolsummen for den nyeste post skrives desuden i PAYVISIAs driftslog uden for databasen, så også sletning af de nyeste poster kan opdages ved en kontrol mod loggen.

Er kæden brudt, kan sporet ikke længere bruges som dokumentation fra og med den post, banneret nævner. Forholdet bør da undersøges, før der udarbejdes en redegørelse på grundlaget.

Hvorfor sporet aldrig svækkes

Inden arbejdsgiveren udleverer lønredegørelsen efter § 5 a, stk. 1, eller § 5 b, stk. 2, litra g, til Arbejdsmarkedets Institut for Ligeløn, sikrer arbejdsgiveren — efter høring af lønmodtagerrepræsentanterne — at de oplysninger og metoder, redegørelsen bygger på, er korrekte (§ 5 e, stk. 2).

Sporet er det, der gør det muligt at svare på »hvad vidste I hvornår, og hvem godkendte det?« flere år efter. Derfor svækkes to registre aldrig: auditsporet og loggen over opslag i lønoplysninger. PAYVISIA har ingen funktion, der sletter i dem — heller ikke nulstilling af en demo-virksomhed.

Nøgletallene

• Hændelser i alt — alle poster i sporet, og datoen for den første.
• Versioner af analysen — hvor mange versioner af ligelønsanalysen der er gemt, og hvor mange af dem der er annulleret. En slettet kladde tælles ikke med.
• Opslag i lønoplysninger — hvor mange gange lønoplysninger om navngivne personer er åbnet i perioden, kortet nævner, og af hvor mange brugere.
• Opbevaring — hvor mange års redegørelser der skal kunne stilles til rådighed; se Databehandling.

Ændringer i grundlaget

Hver post med tidspunkt, område, hvad der blev ændret, hvem der gjorde det, og hvem der eventuelt godkendte det. Filtrér på område, på teksten eller på brugeren, og sortér ved at klikke på en overskrift. Det nyeste står øverst.

Hvem har set lønoplysninger

Hver bruger, der har åbnet lønoplysninger om navngivne personer i perioden, med antal opslag og brugerens nuværende rolle og adgang. Loggen gemmer ikke rollen på opslagets tidspunkt, så en bruger, hvis adgang siden er ændret, vises med den adgang, brugeren har nu. En person fra platformen, der har arbejdet på en supporttilladelse, er markeret, så den kan skelnes fra virksomhedens egne folk.

Opslagene gemmes enkeltvis, ikke som en tæller. En tæller kan ikke lægges tilbage i enkeltdele, og spørgsmålet er, hvem der så hvad hvornår.

Databehandling

Hvordan virksomhedens data er beskyttet og opbevaret. Adgang styres pr. virksomhed, og alle sider kræver login.

• Redegørelser: er arbejdsgiveren i besiddelse af lønredegørelser fra de 4 foregående år, stilles de til rådighed efter anmodning fra lønmodtagere, lønmodtagerrepræsentanter og Arbejdsmarkedets Institut for Ligeløn (§ 5 e, stk. 3). Loven fastsætter ingen opbevaringsperiode; PAYVISIA sletter ikke arkiverede redegørelser — kun en demo-virksomheds arkiv tømmes, når den nulstilles.
• Regnskabsmateriale opbevares i 5 år (Bogføringsloven § 12, stk. 1). Den pligt hører til jeres lønsystem, ikke til PAYVISIA.
• Identificerbare tal: har en kategori færre end 3 af det ene køn, vises hverken kvindernes eller mændenes gennemsnit, fordi tallet så ligger for tæt på én persons løn. Det er PAYVISIAs egen regel, som hviler på § 2 a, stk. 3.